Política de Tratamiento de Datos Personales - SingularMente
SingularMente (en adelante, "la Entidad"), con domicilio principal en Transversal 32 Sur 31E - 36 Piso 1, y con correo electrónico info@singularmente.com.co y página web singularmente.com.co, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Esta política tiene como objetivo informar a los titulares de los datos sobre la forma en que la Entidad recolecta, almacena, usa, circula y suprime su información personal, garantizando el respeto por su privacidad y el ejercicio de sus derechos.
1. Alcance de la Política
Esta política aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de SingularMente, cuyo tratamiento es realizado por la Entidad, sus empleados o terceros que actúen en nombre de la misma. Dada la naturaleza de los servicios de atención en salud mental, esta política enfatiza la protección de datos sensibles y de menores de edad, de acuerdo con la normatividad vigente.
2. Definiciones Clave
Para una mejor comprensión de esta política, se establecen las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos Sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual, y los datos biométricos). En el caso de SingularMente, los diagnósticos de salud mental e historias clínicas de tratamiento son considerados datos sensibles y reciben especial protección.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En este caso, SingularMente actúa como Responsable del Tratamiento.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
SingularMente aplica los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas pertinentes, garantizando:
- Legalidad: El tratamiento de datos se realiza conforme a las disposiciones legales aplicables.
- Finalidad: La recolección de datos obedece a propósitos específicos, explícitos y legítimos, informados al titular.
- Libertad: El tratamiento solo se lleva a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, sin coacción alguna.
- Veracidad o Calidad: La información recolectada es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: El titular tiene derecho a obtener información sobre la existencia de sus datos y los fines de su tratamiento.
- Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales solo pueden ser accedidos por las personas autorizadas por el titular o por ley, y su circulación se limita a las finalidades autorizadas.
- Seguridad: Se implementan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con la Entidad.
4. Tipos de Datos Personales Recolectados y Finalidades
SingularMente recolecta y trata los siguientes tipos de datos personales, para las finalidades que se describen a continuación:
| Categoría de Dato |
Ejemplos de Datos |
Fuente de Recolección |
Finalidad del Tratamiento |
| Datos de Identificación |
Nombre completo, dirección de correo electrónico, teléfono. |
Directamente del Titular (formularios físicos/online, llamadas, correos). |
- Gestión de la relación comercial: Incluye la generación de cuentas de cobro, la comunicación relacionada con el servicio al cliente, agendamiento de citas, y la confirmación de asistencia a las sesiones de atención en salud mental.
- Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales: Para la identificación del titular en el marco de la prestación de servicios de salud y el cumplimiento de requerimientos de autoridades competentes.
- Seguridad de las instalaciones: Para el control del personal que ingresa a las instalaciones, asegurando un ambiente seguro para todos.
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| Datos Financieros |
Número de cuenta para pagos electrónicos. |
Directamente del Titular. |
- Gestión de la relación comercial: Facilitar el procesamiento de pagos por los servicios de salud mental prestados.
- Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales: Para fines de facturación y contabilidad, según lo exija la normativa tributaria y comercial.
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| Datos Sensibles |
Diagnósticos de Salud Mental, Historia Clínica del Tratamiento. |
Directamente del Titular durante las sesiones de atención. |
- Prestación de Servicios de Salud Mental: Constituyen el núcleo fundamental para brindar una atención psicológica o neuropsicológica adecuada, personalizada y efectiva. Estos datos son indispensables para el diagnóstico, la planificación y el seguimiento del tratamiento.
- Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales: La conformación y custodia de la historia clínica es un requisito legal indispensable en la prestación de servicios de salud en Colombia.
Nota: El tratamiento de estos datos sensibles se realizará bajo las más estrictas medidas de seguridad y confidencialidad, y siempre con el consentimiento explícito, previo e informado del titular, o de su representante legal en el caso de menores de edad. La respuesta para la entrega de estos datos es facultativa y el titular no está obligado a autorizarlos, sin embargo, su no autorización podría imposibilitar la prestación de los servicios de salud mental.
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Población Especialmente Protegida (Niños, Niñas y Adolescentes):
SingularMente atiende a una población diversa que incluye **niños, niñas y adolescentes**. El tratamiento de datos personales de menores de edad se realiza con estricto apego a sus derechos fundamentales, respetando el interés superior del menor y asegurando sus derechos prevalentes. Para el tratamiento de sus datos sensibles, siempre se exigirá la autorización previa, expresa e informada de sus **representantes legales (padres o tutores)**. Asimismo, se garantizará el derecho del menor a ser escuchado y a participar en las decisiones que le conciernan, siempre que su madurez lo permita.
5. Canales de Recolección de Datos
SingularMente recolecta datos personales a través de los siguientes canales:
- Formularios físicos: Utilizados para la recolección inicial de información.
- Formularios en línea: Disponibles en la página web singularMente.com.co para solicitudes de información o citas.
- Llamadas telefónicas: Para agendamiento, confirmación de citas y atención al cliente.
- Correo electrónico: Para comunicaciones generales, respuesta a consultas y envío de información.
- Redes Sociales: A través de interacciones en las plataformas de SingularMente (si aplica para la recolección de datos, se informará específicamente).
- Cookies en el sitio web: Para recolección de datos de navegación con fines de análisis y mejora de la experiencia del usuario.
- Registros internos del seguimiento de las terapias: Constituyen la historia clínica y el registro de la evolución del tratamiento.
6. Transferencia y Transmisión de Datos
SingularMente informa a sus titulares que **NO realiza transferencia ni transmisión de datos personales a terceros, incluyendo aliados comerciales, proveedores, entidades financieras, o cualquier otro centro de atención en salud mental**. De igual forma, **NO realiza transmisiones internacionales de datos** a ningún otro país. Sus datos personales son tratados de manera exclusiva y confidencial dentro de la Entidad.
7. Medidas de Seguridad Implementadas
SingularMente ha adoptado medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas rigurosas para proteger los datos personales de sus titulares, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen:
Medidas Técnicas:
- Para la aceptación de políticas de privacidad virtuales (formularios, correo electrónico), se utiliza un algoritmo **HASH con encriptación SHA256**, garantizando la integridad y no alteración deliberada de los datos.
- Realización de **copias de seguridad** periódicas de las bases de datos para prevenir la pérdida de información.
- **Acceso restringido** a las bases de datos virtuales mediante credenciales de usuario y contraseñas robustas, limitando el acceso solo al personal autorizado y necesario.
Medidas Administrativas:
- Los archivos de **historias clínicas físicas son gestionados y custodiados directamente por cada profesional** de la salud mental, bajo estrictos protocolos de confidencialidad y acceso restringido.
- Implementación de **políticas de seguridad internas** que regulan el acceso a las instalaciones, permitiendo el ingreso a pacientes y sus acompañantes solo cuando hay personal del centro presente.
- Capacitación constante al personal sobre la importancia de la protección de datos y el cumplimiento de esta política.
Control de Versiones de Políticas:
- SingularMente mantiene un **control de versiones** de las actualizaciones de esta política de seguridad. Cada vez que la política es actualizada, se envía un correo electrónico a todos los titulares que tienen una autorización vigente para que puedan leerla y, si lo desean, aceptarla nuevamente.
8. Derechos de los Titulares (Derechos ARCO)
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
- Derecho de Acceso: Conocer los datos personales que están siendo tratados por la Entidad.
- Derecho de Actualización: Actualizar su información personal que SingularMente tenga registrada.
- Derecho de Rectificación: Rectificar la información personal que sea inexacta, incompleta o errónea.
- Derecho de Supresión (Eliminación): Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de SingularMente, salvo que exista un deber legal o contractual de mantenerlos.
- Derecho de Revocatoria de la Autorización: Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento.
9. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares
Para el ejercicio de sus derechos, el titular de los datos personales podrá comunicarse con SingularMente a través de los siguientes canales:
Procedimiento Interno:
Una vez recibida la petición por cualquiera de los canales, la solicitud pasará a un proceso de análisis interno. SingularMente responderá a la solicitud en un término máximo de **quince (15) días hábiles** contados a partir de la fecha de su recibo, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.
En caso de solicitudes de supresión o revocatoria de autorización, una vez atendida la solicitud, los datos del titular serán inactivados para el envío de comunicaciones de cualquier tipo, y la única comunicación posterior será la de informar que la solicitud ha sido atendida.
Excepciones:
En el evento que una entidad del Estado haya realizado una petición de los datos del titular que ha solicitado la supresión o revocatoria, SingularMente procederá a dar aviso a dicha entidad de la solicitud recibida. La autorización de los cambios solicitados dependerá de la decisión de dicha entidad, dado el deber legal de colaboración con las autoridades.
10. Periodo de Conservación de los Datos Personales
Los datos personales recolectados por SingularMente serán conservados en nuestras bases de datos por el **tiempo máximo permitido por las leyes y decretos vigentes en Colombia** que rigen la materia de protección de datos personales y, específicamente, la normativa aplicable a la historia clínica y la prestación de servicios de salud. Este tiempo será el necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados y para el cumplimiento de cualquier obligación legal o contractual que se derive del servicio prestado.
11. Información Adicional Relevante (Salud Mental)
Dada la naturaleza de SingularMente como centro de atención en salud mental, se hace especial énfasis en la observancia de la normativa aplicable a este tipo de entidades, garantizando la **confidencialidad y el secreto profesional** de la información de los pacientes. La historia clínica y los datos de salud mental son tratados con la máxima discreción y seguridad, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y las normas específicas del sector salud.
12. Vigencia de la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del **[Fecha de Aprobación de la Política]** y se mantendrá vigente durante todo el tiempo en que SingularMente ejerza sus actividades y requiera el tratamiento de datos personales. Cualquier cambio sustancial en esta política será comunicado a los titulares a través de los canales de contacto y en la página web de la Entidad.